CÔNG TY CỔ PHẦN

TRƯỜNG HỢP 1. Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần

* Thủ tục thay đổi trụ sở chính khác quận/huyện

Bước 1. Thực hiện thủ tục chuyển hồ sơ thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ

–  Cơ quan tiếp nhận: Chi cục thuế quận cũ nơi công ty cổ phần đặt trụ sở chính.

– Thành phần hồ sơ:

1. Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế trong đó thể hiện việc thay đổi địa chỉ theo mẫu có sẵn (Mẫu 08- MST);
2. Bản sao y công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty cổ phần.
3. Giấy ủy quyền nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác

Bước 2. Thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần

Công ty cổ phần sẽ chuẩn bị 01 bộ hồ sơ điều chỉnh địa chỉ công ty cổ phần để thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cập nhật địa chỉ mới

* Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cổ phần bao gồm:

1. Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong đó thể hiện việc thay đổi địa chỉ của công ty cổ phần theo mẫu có sẵn;
2. Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối về việc điều chỉnh địa chỉ công ty cổ phần;
3. Bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc điều chỉnh địa chỉ Công ty cổ phần;
4. Văn bản ủy quyền trong trường hợp người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần không trực tiếp nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ.
5. Bản sao Điều lệ đã cập nhật địa chỉ mới của công ty cổ phần .;
6. Danh sách cổ đông sáng lập;
7. Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính của chi cục thuế (kết quả bước 1).

– Hình thức nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp hồ sơ online tại hệ thống công của Sở kế hoạch đầu tư.

– Cơ quan tiếp nhận: Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư Tỉnh/thành phố trực thuộc nơi công ty cổ phần đặt trụ sở chính.

– Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Thực hiện thủ tục thuế tới cơ quan quản lý thuế mới

Sau khi đã thay đổi giấy phép, doanh nghiệp cần báo cáo với cơ quan thuế quản lý mới về việc thay đổi địa chỉ:

–  Cơ quan tiếp nhận: Chi cục thuế quận mới nơi công ty cổ phần dự định đặt trụ sở chính.

–  Thành phần hồ sơ chuyển thuế nộp tại chi cục thuế mới bao gồm các giấy tờ tài liệu như sau:

1. Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế trong đó thể hiện việc thay đổi địa chỉ theo mẫu có sẵn (Mẫu 08- MST);
2. Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở của chi cục thuế cấp ở bước 1;
3. Bản sao y công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty cổ phần được cấp ở bước 2.
4. Giấy ủy quyền nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác

Bước 4: Thực hiện các thủ tục liên quan khác

Ngoài ra, công ty cổ phần còn phải thực hiện các thru tục khác liên quan và phát sinh trong quá trình thay đổi địa chỉ khác Tỉnh như:

– Thực hiện đăng bố cáo công khai về việc thay đổi địa chỉ sang tỉnh khác

– Khắc con dấu mới và thông báo mẫu dấu với Sở KHĐT: Đây là thủ tục chỉ trong trường hợp tròn mới vì trên con dấu sẽ thể hiện tỉnh/thành phố nên con dấu cũ sẽ bị sai thông tin. Nộp thông báo mẫu dấu trực tuyến lên cơ đăng ký kinh doanh mới trước khi bắt đầu sử dụng con dấu mới.

– Xử lý hóa đơn bị sai thông tin (nếu có). Nếu công ty cổ phần còn hóa đơn cũ chưa sử dụng thì các thông tin trên hóa đơn sẽ sai với thông tin mới. Do vậy doanh nghiệp sẽ phải xử lý hủy háo đơn cũ và đặt in hóa đơn mới hoặc tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ và sử dụng con dấu mã số thuế để đóng lên.

*  Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần khác tỉnh, thành phố

Trường hợp công ty cổ phần thay đổi địa chỉ khác tỉnh, thành phố sẽ dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý, cơ quan đăng ký kinh doanh. Do vậy, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục quyết toán thuế ở Tỉnh cũ, sau đó mới tiến hành thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh tới cơ quan đăng ký kinh doanh Tỉnh mới.

Bước 1. Tiến hành thủ tục chuyển thuế ở chi cục thuế quận cũ

– Thành phần hồ sơ chuyển thuế nộp tại chi cục thuế cũ bao gồm các giấy tờ tài liệu như sau:

1. Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế trong đó thể hiện việc thay đổi địa chỉ theo mẫu có sẵn (Mẫu 08- MST);
2. Công văn đề nghị chốt thuế chuyển địa chỉ khác tỉnh của cổ phần.
3. Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển trụ sở công ty cổ phần.
4. Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển trụ sở công ty cổ phần.
5. Bản sao y công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty cổ phần.
6. Giấy ủy quyền nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác

– Cơ quan tiếp nhận: Chi cục thuế cũ nơi công ty cổ phần đã đặt trụ sở chính

– Thời gian xử lý: Khoảng 07-10 ngày làm việc (không tính thứ 7, chủ nhật), không bao gồm thời gian công ty cổ phần bổ sung các nghĩa vụ thuế và tờ khai còn thiếu.

– Kết quả: Mẫu 09-MST thông báo về việc người nộp thuế là công ty cổ phần chuyển địa điểm của chi cục thuế.

Bước 2. Thay đổi giấy chứng nhận đăng ký công ty cổ phần

Hồ sơ điều chỉnh địa chỉ công ty cổ phần khác tỉnh cần chuẩn bị bao gồm:

1. Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong đó thể hiện việc thay đổi địa chỉ của công ty cổ phần theo mẫu có sẵn;
2. Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối về việc điều chỉnh địa chỉ công ty cổ phần;
3. Bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc điều chỉnh địa chỉ Công ty cổ phần;
4. Văn bản ủy quyền trong trường hợp người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần không trực tiếp nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ.
5. Bản sao Điều lệ đã cập nhật địa chỉ mới của công ty cổ phần .;
6. Danh sách cổ đông sáng lập;
7. Mẫu 09- MST thông báo về việc người nộp  là công ty cổ phần chuyển địa điểm của chi cục thuế (kết quả bước 1).

– Hình thức nộp hồ sơ: Công ty cổ phần có thể nộp hồ sơ bằng một trong các hình thức trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến thông qua hệ thống công của Sở kế hoạch đầu tư.

– Cơ quan tiếp nhận: Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư Tỉnh/thành phố trực thuộc nơi công ty cổ phần đặt trụ sở chính dự định đặt trụ sở chính.

– Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đầy đủ hồ sơ điều chỉnh địa chỉ công ty cổ phần hợp lệ.

Bước 3: Thông báo với cơ quan quản lý thuế mới

Sau khi đã thay đổi giấy phép kinh doanh, công ty cổ phần có nghĩa vụ thông báo với cơ quan thuế mới quản lý.

– Thành phần hồ sơ tại cơ quan quản lý thuế mới bao gồm:

1. Quyết định về việc chốt thuế chuyển địa điểm của người nộp thuế là công ty cổ phần được cấp ở bước 1
2. Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế trong đó thể hiện việc thay đổi địa chỉ theo mẫu có sẵn (Mẫu 08- MST);
3. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới được cấp ở bước 2.
4. Văn bản ủy quyền nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác nộp thay.

Bước 4: Các thủ tục liên quan khác

 

 

 

TRƯỜNG HỢP 2. Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần

* Hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
2. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới;
3. Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty;

Hoặc Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp.

TRƯỜNG HỢP 3. Đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp

* Thủ tục đăng ký thay đổi tên công ty cổ phần

– Bước 1. Công ty cổ phần chuẩn bị và nộp hồ sơ, hồ sơ bao gồm

•  Thông báo thay đổi tên công ty cổ phần do người đại diện theo pháp luật ký.
• Nghị quyết, quyết định về việc thay đổi tên công ty của Đại hội đồng cổ đông (do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký).
• Bản sao biên bản họp về việc đổi tên công ty của Đại hội đồng cổ đông. Biên bản phải ghi rõ những nội dung được thay đổi trong Điều lệ công ty.
• Thông báo mẫu dấu công ty cổ phần (do người đại diện theo pháp luật ký).
• Giấy tờ ủy quyền hoặc giới thiệu cho người nộp hồ sơ và nhận kết quả

– Bước 2: Xem xét hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký thay đổi tên công ty cổ phần, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho công ty cổ phần nếu tên công ty đăng ký thay đổi không trái với quy định về đặt tên doanh nghiệp.

– Bước 3: Hoàn tất các thủ tục cần thiết sau khi thay đổi tên công ty cổ phần

• Sau khi công ty cổ phần được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên công ty mới, công ty cần tiến hành thủ tục khắc con dấu pháp nhân mới và đăng bố cáo con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Làm lại bảng hiệu công ty và treo bảng hiệu tại trụ sở công ty.
• Công bố thông tin thay đổi tên công ty cổ phần trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Liên hệ cơ quan thuế thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn theo tên công ty cổ phần mới.
• Liên hệ ngân hàng, cơ quan bảo hiểm, đối tác, bạn hàng.

TRƯỜNG HỢP 4. Đăng ký thay đổi vốn điều lệ

* Tăng vốn điều lệ: Theo quy định tại Điều 123 Luật doanh nghiệp 2020 hiện hành, công ty cổ phần có thể tăng vốn điều lệ bằng cách chào bán cổ phần để làm tăng số lượng cổ phần được quyền chào bán.

+ Thủ tục tăng vốn điều lệ

            Bước 1: Lựa chọn hình thức tăng vốn điều lệ công ty cổ phần

Tuỳ thuộc vào mong muốn và điều kiện của doanh nghiệp, công ty cổ phần có thể lựa chọn 01 trong 03 hình thức được liệt kê ở mục trên để thực hiện thủ tục tăng vốn điều lệ theo đúng quy định của pháp luật.

            Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty cổ phần

Thành phần hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty cổ phần bao gồm các giấy tờ sau:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh theo mẫu có sẵn trong đó thể hiện việc tăng vốn điều lệ công ty cổ phần;
2. Quyết định Đại hội đồng cổ đông về việc tăng vốn điều lệ công ty cổ phần;
3. Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông công ty về việc tăng vốn điều lệ công ty cổ phần;
4. Văn bản của phòng đăng ký đầu tư thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư về việc chấp thuận mua cổ phần, phần vốn góp dành cho nhà đầu tư nước ngoài nếu cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài;
5. Giấy xác nhận về việc góp vốn của cổ đông mới (trong trường hợp có thêm cổ đông mới).
6. Văn bản uỷ quyền trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty cổ phần;

Trong trường hợp công ty cổ phần tăng vốn do chào bán cổ phần thì ngoài thành phần hồ sơ được liệt kê ở trên cần chuẩn bị thêm các tài liệu sau:

7. Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc phát hành cổ phần chào bán để tăng vốn điều lệ công ty cổ phần thể hiện số lượng cổ phần chào bán;
8. Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị thông qua việc tăng vốn điều lệ công ty cổ phần khi kết thúc các đợt chào bán cổ phần.

Trong trường hợp công ty cổ phần tăng vốn do chào bán cổ phần riêng lẻ thì chỉ cần chuẩn bị hồ sơ để lưu trữ tại công ty mà không cần phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Thành phần hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:

1. Thông báo về việc chào bán cổ phần riêng lẻ để tăng vốn điều lệ công ty cổ phần;
2. Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần về việc chào bán cổ phần riêng lẻ để tăng vốn điều lệ;
3. Phương án của Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần thông qua việc chào bán cổ phần riêng lẻ.

Trong trường hợp công ty cổ phần tăng vốn do chào bán cổ phiếu ra công chúng thì việc chào bán cổ phần được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng khoán và nộp cho Ủy ban chứng khoán Nhà nước.

+ Bước 3: Đăng ký thay đổi vốn điều lệ công ty cổ phần với cơ quan có thẩm quyền

Công ty cổ phần sẽ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty cổ phần được liệt kê ở trên và nộp cho Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư Tỉnh nơi công ty cổ phần đặt trụ sở chính trong thời gian là 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi về vốn điều lệ.

– Thời hạn xử lý: 03 – 05 ngày làm việc, chuyên viên tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ để cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thể hiện số vốn mới. Trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ và không hợp lệ, chuyên viên sẽ gửi văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ chó đúng quy định

+ Bước 4: Thực hiện các thủ tục sau tăng vốn điều lệ công ty cổ phần

– Đăng bố cáo thông tin thay đổi vốn điều lệ công ty cổ phần

Doanh nghiệp nộp lệ phí để tiến hành đăng bố cáo thông tin thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

trong thời gian 30 ngày kể từ ngày nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi nhận thông tin mới.

– Nộp bổ sung tờ khai thuế môn bài

Được áp dụng khi công ty cổ phần tăng vốn điều lệ làm thay đổi mức thuế môn bài, doanh nghiệp phải nộp các tờ khai sau cho cơ quan thuế trễ nhất là vào ngày 31/12 của năm có sự thay đổi vốn điều lệ:

+ Kê khai và nộp tờ khai mẫu 08;

+ Nộp tờ khai thuế môn bài bổ sung thông qua chữ ký số;